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A assinatura eletrônica de documentos é uma forma de agilizar os processos online.
Esse tipo de assinatura é cada vez mais usado nas empresas de todos os portes e segmentos, visto o crescimento das transações usando a rede mundial de computadores.
Além disso, em tempos de coronavírus, no qual é preciso evitar o contato físico, a proximidade com outras pessoas e o deslocamento, ela tem se mostrado ainda mais importante.
Um estudo realizado pela Cisco revelou que, entre 2014 e 2019, o tráfego de dados mundial na internet triplicaria. Estar atento a essa importante demanda é fundamental para garantir a eficiência das organizações.
O que é a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um instrumento que atesta a autenticidade de uma assinatura, mostrando para a outra parte que se trata dela mesma.
A assinatura eletrônica pode ser feita por meio da certificação digital ou pela assinatura em papel.
No caso de ser feita manualmente, ela será transmitida por meio de canais digitais depois de escaneada.
Ela é eletrônica porque, nesse caso, as partes não terão o documento com a assinatura original feita à caneta.
Para que a assinatura eletrônica tenha validade jurídica, os envolvidos precisam considerar como válido o meio de comprovação de autoria e integridade, conforme a medida provisória de 2001 que reconheceu a assinatura eletrônica.
O que é certificação digital?
Já a certificação digital é um documento eletrônico emitido por uma empresa certificadora que atesta a identificação do signatário.
Ou seja, há uma autoridade que atesta a identidade de quem assina o documento.
Nesse contexto, a certificação digital é uma importante ferramenta para assegurar a integridade, autenticidade e segurança de documentos no universo online.
Quais são os benefícios da assinatura eletrônica por meio da certificação digital?
São vários os benefícios para a assinatura eletrônica com a certificação digital no ambiente corporativo. Veja a seguir!
- Eliminação da necessidade de armazenamento de papel;
- Pode ser feita de qualquer lugar e, por isso, confere mais agilidade para o recolhimento das assinaturas;
- No caso da certificação digital, é dispensável a coleta de assinaturas físicas.
Assim, a assinatura eletrônica é uma importante aliada para a diminuição de custos operacionais.
Praticidade e segurança
Outra importante economia é não ser mais necessária a validação física das assinaturas, já que não é preciso ir até os cartórios para verificar o reconhecimento das firmas.
Certamente a certificação digital é uma grande aliada para a segurança dos dados e validação da autenticação da assinatura, visto que ela tem códigos que dificultam a invasão de pessoas mal-intencionadas, o que afasta a ameaça de vivenciar uma falha na segurança dos seus documentos eletrônicos.
No caso da assinatura digital, quando os documentos físicos são escaneados, é preciso ter atenção redobrada, pois pode haver falhas que coloquem em risco a integridade das partes envolvidas, já que esse processo não tem validação, como acontece no caso da certificação digital.
Logo, no caso da assinatura digital sem validação, é preciso guardar os documentos físicos para comprovar a sua autenticidade.
Benefícios
Como vimos, a assinatura digital é uma tendência que vem se fortalecendo à medida que a tecnologia avança — e a certificação digital é um bom exemplo desse progresso.
Com isso, as empresas agilizam atividades burocráticas, reduzem custos e diminuem o uso do papel.
Fonte: Marcelo Araújo, Diretor Comercial na eBOX DIGITAL, Gestão e Proteção da Informação S.A.
eBox Digital
A eBox Digital é uma empresa que realiza a guarda e gestão de documentos digitais e físicos com alta tecnologia para pequenas, médias e grandes empresas.
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